Hello all,

The notes, recordings and transcripts for CCWG Accountability WS2_ CCWG Ombudsman Subgroup, Meeting #16 –  06 February 2017 will be available here:  https://community.icann.org/x/BIvRAw

A copy of the notes may be found below.

Kind Regards,

Yvette Guigneaux

Multi-Stakeholder & Strategic Initiative Asst.

ICANN

Email:  yvette.guigneaux@icann.org

Cell:  +1-310-460-8432

Skype:  yvette.guigneaux.icann

12025 Waterfront Drive, Suite 300

Playa Vista, CA 90094

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Notes  (including portions of the chat):

Apologies for not having sent an agenda ahead of this call.

Would like to use this call to get following updates:

·  Update on RFP

·  Update on work w/ Diversity team

·  Update on work w/ Transparency team

Update on RFP (Lars)

·  7 proposals received, from 4 continents

·  ICANN staff is going to do a preliminary scoring this week, and will present score cards in the next meeting of the subgroup, ie next Monday, Feb 13.

·  Lars will confirm this week the kind of elements that can be shared with the subgroup at this point.

· Asha Hemrajani: I understand that the target date for selection of vendor is Feb 20. Just wanted to check if there is any possibility for delay? 

·  Sebastien: at this point, no reason for delay.

Update on work w/ Diversity team

·  Diversity group is interested in our proposal but want to give it more thoughts

· Asha Hemrajani: Just wanted to ask - just wanted to get a feel - does everyone agree to having diversity disputes or monitoring etc under the ombuds function?

·  Sebastien: our proposal was to have the office of diversity hosted within the Ombuds office.

Update on work w/ Transparency team

·  Had some exchanges with the rapporteur

·  The Transparency report will be presented to the Plenary

·  Herb had raised concerns regarding potential conflicts regarding confidentiality

·  Sebastien suggests that these elements be documented, so that the subgroup can take them on as necessary.

· avri doria: has the reporting strucnture for the ombuds changed.  does the office report to the legal team?

·  Sebatien: the Ombuds office reports to the board

· Asha Hemrajani: Yes the ombuds function still reports into the board, selection by the BGC

AOB

Staff accountability:

· avri doria: the question that may come out of the staff acct is whether the ombuds can take issues from the staff.

· Asha Hemrajani: Good point Avri

·  Sebastien: this point is already in our report, and I will try to attend the staff acct subgroup meeting

·  Herb: if a issue arises in the community, the ombuds can look into it

·  Sebastien: suggest we add it as a t