(Version Francaise en Bas de Page) Dear All, During the previous AFRALO teleconference discussion on the drafting of the AFRALO Bylaws, there was some discussion on the issue of charging membership fees for AFRALO At-Large Structures (ALSes). Staff indicated that the ICANN Bylaws and At-Large Rules of Procedures state that membership in ALSes are to be voluntary and include provisions to ensure the widest participation possible. Currently, the first draft AFRALO Bylaws state: 7 Funds of the Organization 7.1 The Organization's Funds shall be made up of: 7.1.1 Membership Fees, as provided in Article 7.2; 7.1.2 Extraordinary Charges, as provided in Article 7.3; 7.1.3 Interest and Income from investments (if any); 7.1.4 Gifts and Legacies (if any); 7.1.5 Other sources of funds and financing, provided always that accepting the same shall not conflict with the object and purposes of the Organization. 7.2 The Organization may require payment of an annual membership fee from members. 7.3 If the General Assembly so decides, additional fees may be required of members (an "Extraordinary Charge") for extraordinary needs or in order to resolve a shortfall in the funds of the Organization. 7.4 The annual membership fee and the payment date as well as the same particulars for an Extraordinary Charge shall be determined by the General Assembly. 7.5 The Board, and/or the General Assembly, may waive or defer membership fees and Extraordinary Charges, all or part, in suitable cases. ICANN Bylaws With regard to the ICANN Bylaws, there are two sub-paragraphs that state that RALOs will be "non-profit" and "self-supporting". ICANN Bylaws (Article XI; Section 2, paragraph 4): g. There shall be one RALO for each Geographic Region established according to Section 5 of Article VI<http://www.icann.org/en/general/bylaws.htm#VI-5>. Each RALO shall serve as the main forum and coordination point for public input to ICANN in its Geographic Region and shall be a non-profit organization certified by ICANN according to criteria and standards established by the Board based on recommendations of the At-Large Advisory Committee. An organization shall become the recognized RALO for its Geographic Region upon entering a Memorandum of Understanding with ICANN addressing the respective roles and responsibilities of ICANN and the RALO regarding the process for selecting ALAC members and requirements of openness, participatory opportunities, transparency, accountability, and diversity in the RALO's structure and procedures, as well as criteria and standards for the RALO's constituent At-Large Structures. h. Each RALO shall be comprised of self-supporting At-Large Structures within its Geographic Region that have been certified to meet the requirements of the RALO's Memorandum of Understanding with ICANN according to paragraph 4(i) of this Section<http://www.icann.org/en/general/bylaws.htm#XI-2.4i>. If so provided by its Memorandum of Understanding with ICANN, a RALO may also include individual Internet users who are citizens or residents of countries within the RALO's Geographic Region. There was no intention at any time to charge ALSes fees for membership. In point of fact, the Bylaws of ICANN in Article XI, s4, (i) provide the details under which membership in At-Large may be obtained. As you will see below, membership for organisations is laid out in some detail, and it is clear that no individual RALO may alter the conditions for membership unilaterally, as the ALAC is to propose any changes and the Board of ICANN has oversight as to whether or not a change is granted. (Article XI; Section 2, paragraph 4) i. Membership in the At-Large Community 1. The criteria and standards for the certification of At-Large Structures within each Geographic Region shall be established by the Board based on recommendations from the ALAC and shall be stated in the Memorandum of Understanding between ICANN and the RALO for each Geographic Region. 2. The criteria and standards for the certification of At-Large Structures shall be established in such a way that participation by individual Internet users who are citizens or residents of countries within the Geographic Region (as defined in Section 5 of Article VI) of the RALO will predominate in the operation of each At-Large Structure within the RALO, while not necessarily excluding additional participation, compatible with the interests of the individual Internet users within the region, by others. 3. Each RALO's Memorandum of Understanding shall also include provisions designed to allow, to the greatest extent possible, every individual Internet user who is a citizen of a country within the RALO's Geographic Region to participate in at least one of the RALO's At-Large Structures. 4. To the extent compatible with these objectives, the criteria and standards should also afford to each RALO the type of structure that best fits the customs and character of its Geographic Region. 5. Once the criteria and standards have been established as provided in this Clause i, the ALAC, with the advice and participation of the RALO where the applicant is based, shall be responsible for certifying organizations as meeting the criteria and standards for At-Large Structure accreditation. 6. Decisions to certify or decertify an At-Large Structure shall be made as decided by the ALAC in its Rules of Procedure, save always that any changes made to the Rules of Procedure in respect of ALS applications shall be subject to review by the RALOs and by the ICANN Board. 7. Decisions as to whether to accredit, not to accredit, or disaccredit an At-Large Structure shall be subject to review according to procedures established by the Board. 8. On an ongoing basis, the ALAC may also give advice as to whether a prospective At-Large Structure meets the applicable criteria and standards. Other RALO Organizing Documents No other RALOs charge membership fees. LACRALO The LARALO Rules of Procedure clearly state that no membership fees will be imposed: (LACRALO Rules of Procedure) 14.4 There shall be no membership fee imposed. Any financial contribution to the organization shall be publicized, the Secretariat will provide information on the status of all contributions to all requestors, as applicable, prior to the opening of the Assembly EURALO The first draft of the AFRALO Bylaws is nearly identical to the Bylaws of EURALO, and as a result are very complex. As AFRALO members may not be aware of the history of the EURALO bylaws and why they are so detailed, it may be useful to know that this is due to factors unique to EURALO at the time they were drafted. In 2006-2007, there was an interest in EURALO, primarily from the members from Germany, to create a legal entity that would be not-for-profit for EURALO. The reason for this was primarily, but not exclusively, to allow the legal entity to raise funds by soliciting donations from individual members via a membership system for individuals. The EURALO has never formally incorporated in any jurisdiction in the end. In addition, due to internal lack of consensus, EURALO does not allow individual membership at the RALO level. There was no intention at any time to charge ALSes fees for membership. In point of fact, the Bylaws of ICANN in Article XI, s4, (i) provide the details under which membership in At-Large may be obtained. As you will see below, membership for organisations is laid out in some detail, and it is clear that no individual RALO may alter the conditions for membership unilaterally, as the ALAC is to propose any changes and the Board of ICANN has oversight as to whether or not a change is granted. AFRALO This is reinforced in the AFRALO MoU with ICANN, where the process by which membership in AFRALO is laid out in Clause 2. 2. Membership A. Any approved At Large Structure "ALS" from the African region is as automatically entitled to Membership of the African RALO. B. We recognize that ICANN has established criteria and standards for the certification of ALSes. The AFRALO will encourage organizations to apply for certification and assist with certification, including by: 1. reviewing ALS applications from organizations in Africa upon submission to ICANN and recommending whether or not the organization should be certified as an ALS; 2. providing Africa ALS applicants with AFRALO information and, if recommended by the AFRALO for certification, provisional membership in the AFRALO whilst the ALS application is under consideration by the ALAC; 3. when ALS certification is verified by the ALAC for Africa applicants, these applicants will be granted membership in the AFRALO. C. We declare that every interested citizen or resident in our region is welcome to join at least one of our At-Large Structures. We will also allow individual Internet users who are citizens or residents of countries within our Geographic Region to become Members of the RALO. D. We commit to periodically reviewing (at least once annually) the results of Members' cooperation and activities under the MOU and, when appropriate, will recommend improvements in the MOU and make suitable proposals for modifying and updating the arrangements and scope of the MOU. Therefore, we would recommend that AFRALO consider a much less extensive instrument to organise itself, at least to start with. We have not been able to see any evidence that those RALOs which have very 'light' mechanisms for internal governance have suffered because of it, nor can we detect any evidence that the very extensive instrument in use in EURALO has brought any benefits by virtue of its detail, either. If AFRALO decides that the more extensive Bylaws of EURALO are the best for them, before taking things further and adopting them may we suggest that you ask Wolf Ludwig, EURALO Chair, to join one of the AFRALO teleconferences, where AFRALO members may ask what view he has on whether or not more extensive, or simpler, Bylaws are to be preferred based upon his experience. We hope this information provides useful clarification as you finalize the drafting of the AFRALO Bylaws. Regards, Nick Ashton-Hart, Heidi Ullrich, Matthias Langenegger, Gisella Gruber-White, Marie-Helene Bouchoms ICANN At-Large Staff email: staff@atlarge.icann.org Chers Membres, Au cours de la téléconférence précédente, lors de la discussion portant sur le premier projet de statuts pour AFRALO, le débat s'est porté sur la légitimité de faire payer des cotisations annuelles aux Organisations d'Internautes ( 'ALS'). Le personnel d'At-Large a fait remarquer que les Statuts de l'ICANN et les Règles de Procédure d'At-Large spécifiaient que l'adhésion des ALS devaient se faire de façon volontaire et comprenaient également des clauses garantissant la participation la plus large possible. A l'heure actuelle, la version préliminaire des Statuts de l'AFRALO indique: 7 Fonds de l'organisation 7.1 Les fonds de l'organisation sont composés des : 7.1.1 Souscriptions des membres, tel que prévu à l'article 7.2; 7.1.2 Frais extraordinaires, tel que prévu à l'article 7.3; 7.1.3 Intérêts et recettes des investissements (le cas échéant); 7.1.4 Donations et legs (le cas échéant); 7.1.5 Autres sources de fonds et de financement, pourvu toujours que leur acceptation ne soit pas en contradiction avec l'objet et les objectifs de l'organisation. 7.2 L'organisation pourra exiger le paiement d'une souscription annuelle de la part de ses membres. 7.3 Si l'assemblée générale le décide ainsi, une contribution supplémentaire pourra être requise de la part des membres (des « frais extraordinaires ») pour parer à des besoins extraordinaires ou à un manque de fonds de l'organisation 7.4 Le montant de la souscription annuelle et la date de son paiement ainsi que les détails pertinents aux frais extraordinaires sont définis en assemblée générale. 7.5 Le Conseil d'administration et/ou l'assemblée générale, pourront, le cas échéant, renoncer à ou reporter le paiement d'une partie ou de l'intégralité des souscriptions et des frais extraordinaires. Statuts de l'ICANN · Si l'on se réfère aux Statuts de l'ICANN, il existe deux sous clauses qui stipulent que les RALO seront des organisations sans buts lucratifs et financièrement autonomes. Statuts de l' ICANN (Article XI; Section 2, paragraphe 4): g. Il y aura une RALO par région géographique, constituée en accord avec les modalités de la Section 5 de l'Article VI<http://www.icann.org/en/general/bylaws.htm#VI-5>. Chaque RALO servira de point de rencontre et de coordination de sa région pour la participation civile à l'ICANN et sera un organisme sans but lucratif accrédité par l'ICANN en accord avec les critères et normes fixés par le Comité d'Administration et fondés sur les recommandations du Comité consultatif d'AT-Large (ALAC). Un organisme deviendra l'Organisation Régionale accréditée pour sa région (RALO) à la signature d'un protocole d'entente avec l'ICANN définissant les rôles et responsabilités respectifs d' l'ICANN et de la RALO en ce qui concerne la procédure de recrutement des membres de l'ALAC et les exigences de transparence, d' ouverture, de possibilités de participation et de diversité dans la structure de la RALO et ses procédures ainsi que les critères et les normes pour les Organisations d'Utilisateurs Individuels (ALS) qui la composent. h. Toute RALO sera constituée par des organisations d'utilisateurs individuels (ALS) financièrement indépendante, reconnues comme ayant satisfaits aux exigences du Protocole d'Entente signé entre les RALO et l'ICANN fixées dans le paragraphe 4(i) de cette Section<http://www.icann.org/en/general/bylaws.htm#XI-2.4i>. A condition que cela soit autorisé par le Protocole d'Entente signé avec l'ICANN, une RALO pourra aussi compter parmi ses membres des utilisateurs individuels d'Internet qui sont citoyens des pays de la région géographique représentés par cette RALO ou résident dans ceux-ci. Il n'a jamais été question d'exiger des cotisations aux ALS pour leur affiliation. En réalité, les Statuts de l'ICANN fournissent à l'article XI, s4, (i) les conditions sous lesquelles l'affiliation à At-Large peut être obtenue. Comme vous verrez ci-dessous, l'affiliation aux différentes organisations est expliquée en détail et il est évident qu'aucune RALO ne peut, à titre individuel et de façon unilatérale, changer les conditions de l'affiliation puisque c'est à l'ALAC qu'il revient de proposer toute modification à ce protocole au Comité directoire de l'ICANN d'autoriser ou non cette modification. (Article XI; Section 2, paragraphe 4) i. Affiliation à la communauté At-Large 1. Les critères et normes exigés pour la certification des structures d''At-Large de chaque région géographique seront décidés par le Comité directoire de l'ICANN sur base de la recommandation de l'ALAC et figureront pour chaque région géographique dans le Protocole d'Entendement entre l'ICANN et la RALO de sa région géographique. 2. Les critères et normes pour la certification des structures At-Large seront définis de telle manière à ce que la participation des utilisateurs individuels d'Internet, citoyens ou résidents de la région géographique de la RALO, soit prédominante dans les travaux de chaque ALS de la région (comme défini dans la Section 5 de l'Article VI), tout en n'excluant pas toute participation additionnelle d'autres personnes, allant dans le sens des intérêts des utilisateurs individuels d'Internet. 3. Chaque Protocole d'Entente entre l'ICANN et une RALO contiendra des clauses pour permettre au maximum que tout utilisateur individuel d'Internet, citoyen d'un des pays repris par la région géographiques couverte par la RALO, puisse participer au moins dans une des structures At-Large qui la composent. 4. Dans la mesure du possible, compte tenu des objectifs, les normes et critères doivent aussi donner à chaque RALO le type de structure qui s'adapte au mieux aux usages et spécificités de sa région géographique. 5. Dès que ces critères et normes auront été définis et comme l'établit la Clause 'i', l'ALAC se basera sur les conseils et le concours de la RALO où le candidat ALS a sa résidence et se chargera de l'accréditation des organisations candidates qui répondront aux critères et normes définis pour devenir des structures At-Large accréditées. 6. La décision d'accréditer ou de disqualifier une structure At-Large (ALS) sera prise selon les modalités définies par l'ALAC dans sa Règle de Procédure, sauf si des modifications à la Règle de Procédure concernant la candidature des ALS devaient être révisées par les RALO et le Comité directoire de l'ICANN. 7. Dans la situation actuelle, l'ALAC peut aussi émettre des avis sur la conformité ou non de ses futures ALS aux critères et normes de certification en vigueur. Autres Documents sur l'administration des RALO Aucune autre RALO n'exige le paiement de cotisations à ses membres. LACRALO Les Statuts de LARALO établissent explicitement qu'aucune cotisation ne sera exigée aux membres: (Règles de Procédure de LACRALO) 14.4 Aucun paiement de cotisations ne sera exigé pour l'affiliation des membres. Tout apport financier à l'organisation fera l'objet d'une publication. Le cas échéant, le secrétaire informera toute personne qui en fera la demande sur la nature des apports financiers avant le début de l'Assemblée Générale. EURALO Le texte de la version préliminaire des Statuts d'AFRALO est presque identique à celui des Statuts d'EURALO et donc très complexe. Étant donné que les membres de l'AFRALO ne sont sans-doute pas au courant du contexte dans lequel les Statuts d'EURALO furent élaborés et du motif pour lequel ils sont aussi détaillés, il semble utile de rappeler ici que des circonstances propres à EURALO entrèrent en ligne de compte au moment de l'élaboration de ceux-ci. En 2006-2007, les membres d'EURALO, en particulier ceux d'Allemagne, voulurent doter EURALO d'une personnalité juridique qui serait sans but lucratif. La motivation étant essentiellement, mais pas exclusivement, de permettre à cette entité juridique de récolter des fonds par le biais de donations de membres individuels via le paiement d'affiliation pour ces derniers. L'EURALO, finalement, n'a jamais été gérée par une juridiction spécifique. De plus, par manque de consensus, EURALO n'est pas arrivée à un accord quant à l'acceptation parmi ses affiliés de membres individuels non rattachés à des structures ALS. L'organisation régionale EURALO n'a jamais eu l'intention de demander des cotisations aux ALS affiliées. En fait, les Statuts de l'ICANN, Article XI, s4, (i) détaillent les conditions pour pouvoir obtenir la qualité d'affilié dans la communauté At-Large. Comme vous le lirez ci-dessous, les conditions d'affiliation pour les organismes sont assez détaillées, et il est évident qu'aucune des cinq RALO ne peut modifier de façon unilatérale les conditions requises pour l'affiliation puisque c'est à l'ALAC qu'il incombe de proposer ces modifications et au Comité directoire de l'ICANN de déterminer si cela sera ou non accepté. AFRALO Ceci est réaffirmé dans le Protocole d'Entendement entre l'ICANN et AFRALO. Le processus d'affiliation d'AFRALO y est détaillé dans la Clause 2. 2. Affiliation A. Toute structure At-large 'ALS' certifiée comme telle et située dans la région africaine est automatiquement en droit d'obtenir son affiliation auprès de la RALO africaine B. Nous reconnaissons que l'ICANN a défini des critères et des normes pour la certification des ALS. L'AFRALO encouragera les demande d'affiliation des organismes et les aidera dans leurs démarches en vue de certification, notamment en : 4. Passant en revue dès déposition auprès de l'ICANN les demandes d'affiliation provenant d'organismes sis en Afrique et en émettant un avis positif ou négatif sur la certification de ces candidats. 5. En octroyant aux candidats ALS de AFRALO des informations et, si la candidature est approuvée par AFRALO, une affiliation à titre provisoire valable pendant toute la durée de l'examen de leur candidature par ALAC; 6. Lorsque la candidature à la certification comme ALS d'un organisme candidat auprès d'AFRALO a été vérifiée par l'ALAC, les candidats deviendront des membres de plein droit d'AFRALO. C. Nous déclarons que tout citoyen ou résident de notre région qui est intéressé par une affiliation, est invité à rejoindre au moins une de nos structures At-Larges (ALS). Nous accueillerons également des utilisateurs individuels d'Internet, résidents dans la région couverte par AFRALO ou ayant la nationalité d'un des pays qu'elle représente à devenir membre de notre RALO D. Nous nous engageons à passer régulièrement en revue (au moins une fois par an) les résultats obtenus par notre coopération avec l'ICANN et nos activités reprises dans le Protocole d'Entendement et, le cas échéant, à proposer des améliorations au protocole et à recommander des modifications et mises à jour des accords que celui-ci sous-tend ainsi que de son étendue. C'est pourquoi, nous voudrions recommander à AFRALO le recours à un Statut de portée plus limitée pour fixer les règles de son organisme, du moins dans un premier temps. Jusqu'ici, nous n'avons pas constaté que les RALO disposant de Statuts plus succincts pour leur gestion interne en ait souffert. Nous n'avons pas non plus pu constater que les Statuts plus détaillés d'EURALO aient apporté un avantage quelconque à l'EURALO. Si AFRALO devait décider que l'élaboration de statuts très détaillés, à la manière d'EURALO, est la meilleure solution, nous aimerions vous suggérer de prendre contact avec Wolf Ludwig, Président de l'EURALO, pour qu'il assiste à une téléconférence d'AFRALO au cours de laquelle les membres de l'AFRALO pourront lui demander ses opinions sur la question et si, sur base de son expérience, il est préférable ou non d'adopter des Statuts aussi détaillés. Nous espérons que ces informations vous seront utiles dans vos dernieres mises au point concernant l'élaboration de Statuts d' AFRALO. Bien à vous, Nick Ashton-Hart, Heidi Ullrich, Matthias Langenegger, Gisella Gruber-White, Marie-Helene Bouchoms ICANN At-Large Staff email: staff@atlarge.icann.org