Chers membres, Le courriel de Denise Michel et Doug Brent, envoyé à la liste de distribution At-Large après la discussion sur la nouvelle procédure de prise en charge des frais de déplacement de la communauté du 20 août, a été traduit en français. Veuillez trouver sur le lien suivant la version originale de ce courriel en anglais, envoyé le 28 août: http://atlarge-lists.icann.org/pipermail/at-large_atlarge-lists.icann.org/20 08q3/004599.html À tous les membres de la Communauté des utilisateurs d'Internet : Nous voudrions remercier ceux d'entre vous qui ont donné leur avis la semaine dernière lors de la téléconférence sur la nouvelle procédure de prise en charge des frais de déplacement de la communauté, ainsi que ceux qui ont exprimé leur opinion en ligne. Nous sommes conscients que votre participation aux travaux vis-à-vis de l'ICANN repose sur le volontariat, ce qui rend votre contribution encore plus précieuse à nos yeux. Certains d'entre vous estiment que le Conseil d'administration, la communauté et le personnel de l'ICANN ne répondent pas aux attentes de la Communauté des utilisateurs d'Internet relatives à la participation, et qu'un financement à parts égales des frais de déplacement des différentes communautés n'est pas équitable. En fait, la politique de financement des frais de déplacement de l'ICANN devrait favoriser la participation des différentes parties prenantes en adaptant l'aide aux besoins. Notre but est d'élaborer un modèle de financement des frais de déplacement, que la communauté de l'ICANN juge « approprié », c'est-à-dire qui facilite la participation, élargisse le panel de participants et fasse avancer les travaux de l'ICANN. Nous avons conscience que le terme « approprié » est suffisamment vague pour laisser place à de nombreuses interprétations, mais nous sommes résolus à poursuivre ce dialogue et à adapter, voire modifier radicalement, les procédures de prise en charge des déplacements pour l'exercice fiscal 2010. Nous faisons également tout notre possible pour que la Communauté des utilisateurs d'Internet, ainsi que toutes les parties impliquées dans les activités de l'ICANN, disposent des outils et ressources nécessaires pour faire avancer les travaux sur les sujets qui intéressent l'ICANN. La Communauté des utilisateurs d'Internet étant un membre important de l'ICANN, nous souhaitons nous assurer que tout est mis en ¦uvre pour que ses travaux avancent. C'est pour ces raisons que l'ICANN a toujours alloué des ressources considérables à la Communauté des utilisateurs d'Internet, avec notamment : 1. Le triplement du personnel dédié à la communauté des utilisateurs d'Internet l'année passée. 2. Une augmentation substantielle des fonds attribués annuellement à cette communauté. 3. Un accroissement significatif des ressources consacrées à la traduction et à l'interprétation lors des deux derniers exercices fiscaux ­ déterminé en grande partie par les besoins de cette communauté. 4. La poursuite du développement de vos outils de participation en ligne ­ par exemple, le site Web http://atlarge.icann.org <http://atlarge.icann.org/> est l'outil le plus abouti techniquement de l'ICANN et le plus multilingue. Faisant l'objet d'améliorations en permanence, ce site est le premier à gérer les contributions directes de la communauté. Nous pourrions multiplier les exemples, mais nous savons que vous êtes conscients de tout ce que nous faisons pour faciliter votre participation car vous en profitez directement. Tous nos efforts visent à assurer une meilleure représentation des internautes dans les décisions qui les concernent. Et nous apprécions à leur juste mesure vos conseils et contributions qui entrent pour une part essentielle dans le modèle de l'ICANN. Bien entendu, les autres communautés sont tout aussi importantes. Elles ont également indiqué avoir besoin d'aide pour assister aux réunions de l'ICANN pour la même raison que celle que vous avez indiquée : les réunions représentent une part importante du processus de travail de l'ICANN et certains membres n'ont pas les moyens de s'y rendre. Mais l'ICANN ne peut pas prendre en charge le déplacement de toutes les communautés au niveau où leurs membres le souhaiteraient. Les contraintes budgétaires nous imposent des compromis. Cependant, nous souhaiterions vous soumettre les suggestions suivantes, non seulement pour déterminer le niveau de prise en charge des frais de déplacement de la Communauté des utilisateurs d'Internet, mais également pour répondre à certaines questions sous-jacentes que vous avez soulevées. Voici nos propositions : 1. Nous allons travailler avec la communauté tout au long de cet exercice fiscal pour examiner les dispositions de la procédure de prise en charge des frais de déplacement qui concernent la Communauté des utilisateurs d'Internet, et tout particulièrement la participation aux Organisations régionales d'utilisateurs d'Internet (ORUI). Il serait bon de finaliser une proposition de plan pour le Sommet de la Communauté des utilisateurs d'Internet à Mexico City, afin de prendre en compte ces besoins dans la révision de fin d'année de la procédure de déplacement de la communauté et dans la préparation du budget pour l'exercice fiscal 2009-2010. * Nous sommes conscients qu'appliquée en l'état à la Communauté des utilisateurs d'Internet lors du prochain exercice fiscal, la procédure de prise en charge des frais de déplacement ne répond pas aux besoins des ORUI et ne favorise pas la tenue de réunions face à face. En particulier, depuis une téléconférence où une partie non négligeable des participants parlait espagnol, nous avons réalisé que la Communauté des utilisateurs d'Internet est celle dont les besoins en traduction et interprétation sont les plus prégnants pour l'instant ; et jusqu'à ce qu'un outil fiable de participation à distance permette d'organiser des réunions face à face, la communication directe reste le mode de discussion privilégié. Nous sommes également d'accord avec le fait que même les participants anglophones aux ORUI bénéficient d'une communication directe. En fait, le but de cette procédure de prise en charge des frais de déplacement est d'élargir la participation aux réunions face à face, car ce sont ces rencontres qui sont les plus fructueuses. Bien entendu, l'ensemble de la communauté de l'ICANN aura la possibilité d'examiner cette procédure vers la fin du présent exercice fiscal, ainsi que le budget et les plans opérationnels et stratégiques de l'ICANN. Ces consultations seront l'occasion de discussions et d'échanges sur différents points concernant les ORUI (outre le déplacement), notamment la traduction et l'interprétation, les réunions régionales de l'ICANN, etc. Nous vous invitons également à comparer vos besoins avec ceux des autres communautés. 2. Nous proposerons que les critères d'éligibilité des différentes communautés au Programme d'adhésion soient réexaminés au vu de la nouvelle procédure de prise en charge des frais de déplacement. Il sera peut-être nécessaire d'apporter quelques modifications à ce programme après l'évaluation de l'impact des objectifs communs et de l'aide fournie par les procédures de prise en charge des frais de déplacement et le Programme d'adhésion. Jusqu'à présent, ce programme excluait la Communauté des utilisateurs d'Internet de toute participation, car le déplacement de ses membres faisait l'objet d'un financement séparé et les membres du ccNSO et du GAC (Government Advisory Committee) des pays concernés étaient prioritaires. Désormais, le ccNSO reçoit une aide dans le cadre des procédures de prise en charge des frais de déplacement et l'intégration du GAC dans ces mêmes procédures sera proposée lors du prochain exercice fiscal. Il nous semble que ces modifications apportées aux conditions de déplacement des différentes communautés sont de nature à répondre aux attentes formulées. 3. Les initiatives du GNSO contribuent également à aider la Communauté des utilisateurs d'Internet. Dans le cadre des travaux du GNSO récemment approuvés par le Conseil d'administration, plusieurs initiatives vont être lancées pour : a. analyser et améliorer les outils, les processus, les procédures et les mécanismes de financement des communautés du GNSO ; b. concevoir et mettre en ¦uvre une politique de recrutement globale dans toutes les communautés du GNSO. Ce travail inclura une phase de dialogue avec les communautés sur les modalités permettant d'atteindre cet objectif et devra prendre en compte des besoins en consultation et en collaboration de nos communautés globales pour élaborer une politique adaptée. Étant donné le rôle pivot joué par la Communauté des utilisateurs d'Internet dans le développement de politiques, nous souhaiterions l'impliquer dans les phases de dialogue et de planification, et lui appliquer les résultats dans la mesure du possible. 4. Pour garantir l'avancement des travaux des secrétariats régionaux concernant la création des structures et processus visant à instaurer une bonne collaboration et une communication efficace avec l'ALAC, l'ICANN prendra à sa charge le déplacement des secrétariats à la réunion du Caire et à la réunion de clôture de l'exercice fiscal prévue en juin 2009. Les secrétariats régionaux bénéficieront du même financement que lors de l'exercice fiscal précédent. Nous connaissons l'importance de ces réunions périodiques pour les responsables régionaux et les membres de l'ALAC, et nous sommes pleinement conscients que la présence des secrétariats aux réunions de l'ICANN a été bénéfique à la communauté dans son ensemble. Nous espérons que ces propositions retiendront votre intérêt non seulement pour solutionner la question de la présence aux réunions de l'ICANN, mais également pour consolider le rôle de la Communauté des utilisateurs d'Internet. C'est avec joie que nous vous retrouverons et que nous prendrons connaissance de vos avis et propositions. Cordialement, Doug Brent, Directeur d'exploitation Denise Michel, Vice-présidente en charge des politiques