All,

Please note that the deadline to submit responses to the 9 Questions from the CWG Thursday Q&A Session is now 23:59 on 23 Feb 2015.  Please send responses to the list and I will incorporate the responses into the master document.  Title the subject of the email "Singapore Thursday Q&A Session Input".

Thank you.  B

Dear all, 

The notes, recordings and transcripts for the CWG IANA Call #22 on 19 February will be available here:  https://community.icann.org/pages/viewpage.action?pageId=52889142

Action Items:

Action: members should send reminders to their communities (participants may do so as well). Note extended deadline

       to 18:00 UTC on Monday 23 February. Reference announcement: https://www.icann.org/news/announcement-2015-02-06-en 

Action: Berry will make a full table of all the answers to questions after Monday Action: Staff to look at rotating timezones for the calls (at the very least accommodating members) Action: Bernie to do  comprehensive review of documents and to use new terminology (Design Teams)

Action: All to propose tightly specified DTs on CWG list and start to build those out with leads

Action: Bernie to produce backbone Proposal document

Action: Martin/Lise to finalize Principles document within next two weeks

Notes 19/2: 

Chuck Gomes on audio only

1. Opening Remarks

·       22nd meeting -- wow!

·       2 proposals have been submitted to ICG

·       Need to make (and be seen to make) progress towards a proposal  

·       Wednesday session at ICANN52 

·       Thursday session went into more substance 

·       Overall we committed to a refreshed approach

·       Meetings will be focused on committees of the whole as well as task forces meetings 

·       Measure your participation by joining two meetings per week if possible

2. Processing ICANN52

·       Staff has pulled feedback from transcripts. Meant as reference point for the work moving forward. 

·       Link to Google Doc is here: https://docs.google.com/document/d/1Me5cYBNX5XfMha2Bl4JhMXiPbvEyo8IlSAaflDsK25I/edit?usp=sharing

·       Berry has taken the feedback doc one step further by focusing in on the Q&A session in an attempt to analyze feedback

·       Feedback will be accepted through the end of the week either via CWG member/participant or through staff (Grace). 

·       Yes, written responses should be added

·       Yes, reminders should be sent out

·       Extended deadline to 18:00 UTC on Monday 23 February

·       Input should be representative of members' organizations where possible (clarification otherwise)

·       Made the questions available for broad input (including SO/ACs). Views are not required per se, but welcome.

Action: members should send reminders to their communities (participants may do so as well). Note extended deadline 

             to 18:00 UTC on Monday 23 February. Reference announcement: https://www.icann.org/news/announcement-2015-02-06-en 

Action: Berry will make a full table of all the answers to questions after Monday

3. Work of Client Committee / Legal Advice

·       Another Client Committee call planned for tomorrow 

·       6 firms on shortlist but at least one may drop off due to conflict of interest

·       Will need to discuss how to manage relationships between CWG, CCWG and ICANN

·       Greg has been participating in the CCWG legal group so that there is coordination and possibly a joint decision on a firm

·       Conflict of interest rules are standards ethics rules. Examples include a law firm that represents a counterparty to an 

·       ICANN suit. Most law firms have a specialist lawyer who determines conflict for the firm.

·       Will have advice by F2F, but perhaps not full-fledged report. 

4. Work Methods

·       Objective is to make progress while waiting for legal advice

·       Task Forces should be small groups of qualified people (relevant expertise + time to commit)

·       Two options for task force "membership"

·       a)- allow non-CWG people to join but Task Forces should be lead by CWG participant/members (majority should be CWG)

·       b)- require joining as participant even though we recognize that they will not participate fully

·       Suggestion that non CWG submit SOIs for participation 

·       Willing to have calls twice per week (24 respondents -- 20 in favor and 4 against)

·       2 calls per week in addition to any Task Force work

Action: Staff to look at rotating timezones for the calls (at the very least accommodating members)

5. Task Forces/ Design Teams

·       Guidelines presented by Bernard Turcotte

·       These need to be manageable, small groups, that don't absorb all resources into one group. 

·       Use the word Design Team (IETF style) moving forward

·       Any given DT should be linked to the Proposal so that the relevance to the work is clear

·       Start with clean slate for proposed DTs

·       The ability to separate (worst case scenario) is not the sole subject of this proposal

Action: Bernie to do  comprehensive review of documents and to use new terminology (Design Teams)

Action: All to propose tightly specified DTs on CWG list and start to build those out with leads

6. Future Work

·       Meeting schedule was addressed earlier in the call. 

·       Timeline will be adjusted as we settle into DT work (no more RFP subgroup bars)

·       F2F dates were arranged around project plan -- 26-27 March

7. CCWG-Accountability

·       Chairs have coordination call on Friday

8. Review of Action Items 

Action: members should send reminders to their communities (participants may do so as well). Note extended deadline

       to 18:00 UTC on Monday 23 February. Reference announcement: https://www.icann.org/news/announcement-2015-02-06-en 

Action: Berry will make a full table of all the answers to questions after Monday Action: Staff to look at rotating timezones for the calls (at the very least accommodating members) Action: Bernie to do  comprehensive review of documents and to use new terminology (Design Teams)

Action: All to propose tightly specified DTs on CWG list and start to build those out with leads

Action: Bernie to produce backbone Proposal document

Action: Martin/Lise to finalize Principles document within next two weeks

9. AOB

·       F2F location has not yet been finalized

·       Avri raises "integrated model" and notes that comments are still open