Cher tous, Faisant suite à notre email ci-dessous, veuillez noter qu’à présent les DEUX appels seront avec interprétation FRANCAISE: 0300 UTC et 1500 UTC. Nous espérons vous entendre nombreux sur ces appels! Merci Cordialement Nick Ashton-Hart, Heidi Ullrich, Matthias Langenegger, Gisella Gruber-White ICANN At-Large Staff email: staff@atlarge.icann.org ------ Forwarded Message From: At-Large Staff <staff@atlarge.icann.org> Date: Tue, 04 Aug 2009 16:05:58 +0100 To: "alac-announce@atlarge-lists.icann.org" <alac-announce@atlarge-lists.icann.org> Conversation: INVITATION - 11 août 2009 - discussion sur les Fond Disponibles pour Voyages et Déplacements At-Large FY 2010 Subject: INVITATION - 11 août 2009 - discussion sur les Fond Disponibles pour Voyages et Déplacements At-Large FY 2010 Chers tous, Kevin Wilson, Directeur Financier ICANN et Steve Antonoff, Directeur des Ressources Humaines ICANN, vous invitent à assister à une téléconférence pour discuter des Fonds pour Voyages et Déplacements At-Large pour l' Année Fiscale 2010. L'objet de ces appels est de discuter des fonds pour voyages et déplacements pour l' Année Fiscale 2010. Actuellement, le budget ICANN ainsi que les directives pour les voyages et déplacements prévoient le financement de 15 membres At-Large et de 10 représentants RALO (deux provenant de chaque RALO) afin que ceux-ci puissent assister aux trois réunions annuelles de l’ICANN. Kevin et Steve vont examiner deux alternatives proposées (voir TEXTE EN BAS DE PAGE) aux arrangements actuels afin d'être en mesure de financer une partie des assemblées générales régionales. La Communauté aura la possibilité de poser des questions sur les détails de ces deux propositions. Afin d’offrir un service d’interprétation durant les téléconférences, deux appels ont été programmés: * Mardi 11 août à 0300 UTC avec interprétation en FRANCAIS et ESPAGNOL 13:00 Sydney, 11:00 Singapore/Hong Kong, 06:00 Nairobi, 05:00 CEST, 04:00 Londres, 00:00 Buenos Aires (lundi 10 août), 23:00 EDT (lundi 10 août), 20:00 PDT (lundi 10 août) Les modalités pour cet appel se trouvent ci-dessous: https://st.icann.org/alac/index.cgi?community_call_on_at_large_travel_suppor t_for_fy2010_eastern_hemisphere Pour participer en Français – merci de bien prendre note de ces conseils: https://st.icann.org/alac-docs/index.cgi?comment_est_ce_qu_on_peut_particip er_%C3%A0_la_t%C3%A9l%C3%A9conf%C3%A9rence * Mardi 11 août à 1500 UTC avec interprétation en ESPAGNOL et FRANCAIS (08:00 PDT, 1:00 EDT, 12:00 Buenos Aires, 16 :00 Londres, 17:00 CEST, 18:00 Nairobi, 23 :00 Singapore/Hong Kong. 01:00 Sydney mercredi 12 août) Les modalités pour cet appel se trouvent ci-dessous: https://st.icann.org/alac/index.cgi?community_call_on_at_large_travel_suppor t_for_fy2010_western_hemisphere Merci d’avertir le personnel At-Large à staff@atlarge.icann.org si vous désirez un service ‘dial-out’ pour pouvoir participer à la téléconférence. Rappel: lorsque vous accédez à la téléconférence, veuillez citer votre nom clairement et ensuite appuyez sur ♯ Nous vous demandons également de bien vouloir annoncer clairement votre nom chaque fois que vous prendrez la parole durant la téléconférence; cela permettra de vous identifier dans la transcription ultérieure de l’appel. ******************************************************** Chers membres ALAC, Veuillez trouver ci-dessous une note préparée par le personnel afin de fournir des informations utiles pour les discussions portant sur l’allocation des fonds de voyages et déplacements disponibles pour l’année fiscale en cours. Lorsque les membres du comité exécutif ALAC se sont rencontrés lors de la réunion de Sydney, Steve et Kevin se sont joints à eux et ensemble ils ont discuté de la question des voyages et déplacements et il fut décidé que le personnel vérifierait les fonds disponibles et de la façon dont ces fonds pourraient être étirés afin de s’assurer que chaque RALO puisse être en mesure de présenter une assemblée générale à chaque année. Quelques téléconférences auront lieu sous peu avec Kevin, Steve et le personnel At-Large et tous ceux de la communauté At-Large qui désirent y participer afin de discuter des questions de voyages et déplacements pour l’année fiscale qui vient et tel que vous pourrez le constater en lisant ce qui apparaît ci-dessous, une décision doit être rapidement trouvée relativement à qui doit être financé, pour quelle raison et de quelle façon. -------- Message Original -------- Sujet: Voyages et déplacements pour At-Large FY 2010 Date: Lundi, 27 juillet 2009 09:50:44 +0200 De: Nick Ashton-Hart <nick.ashton-hart@icann.org> À: Cheryl Langdon-Orr <cheryl@hovtek.com.au>, Sébastien Bachollet <sebastien.bachollet@isoc.fr>, Vanda Scartezini UOL <vanda@uol.com.br>, Alan Greenberg <alan.greenberg@mcgill.ca>, Kevin Wilson <kevin.wilson@icann.org>, Steve Antonoff <steve.antonoff@icann.org>, Denise Michel <denise.michel@icann.org>, Robert Hoggarth <robert.hoggarth@icann.org> CC: Personnel At-Large <staff@atlarge.icann.org> Chers Cheryl, Vanda, Alan et Sébastien: Relativement aux discussions ALAC qui portent sur la façon dont les fonds pour voyages et déplacements peuvent être alloués et utilisés quant à la question des assemblées générales RALO et la question de la participation aux réunions ICANN, Steve, Kevin, Heidi et moi-même avons discuté à quelques reprises et Kevin et Steve ont procédé à la vérification des chiffres à l’intérieur de différents scénarios. Tel que vous le savez déjà, le budget ICANN ainsi que les directives pour les voyages et déplacements prévoient le financement de 15 membres At-Large et de 10 représentants RALO (deux provenant de chaque RALO) afin que ceux-ci puissent assister aux trois réunions ICANN. Ces dépenses incluent les billets d’avions, l’hôtel et indemnités journalières. Nous proposons deux alternatives aux arrangements actuels afin de pouvoir financer une partie des assemblées générales. Option 1: * Financer 15 membres At-Large et 5 représentants RALO (un de chaque RALO) pour assister à chaque réunion ICANN (incluant les mêmes frais pour billets d’avion, hôtel et indemnités journalières qu'auparavant); * Financer cinq assemblées générales annuellement (une pour chaque RALO) selon les conditions suivantes : o ICANN financerait jusqu’à 40% des membres RALO n’excédant pas un total de 10 membres pour chaque assemble générale et; o le site pour l’assemblée générale choisi de concert avec ICANN afin de s’assurer que le site choisi est économiquement viable selon les ressources disponibles tout en facilitant une participation des ALSes; o ICANN paierait la salle de réunion à l’hôtel; o ICANN paierait pour une «participation à distance» tel que nécessaire; o Des billets d’avion économiques aller-retour pour les voyageurs financés; o Deux nuits à l’hôtel (incluant la taxe mais aucun autre frais supplémentaire) pour les voyageurs financés; o Deux jours d’indemnités pour chaque voyageur financé (indemnités journalières à être établies selon l’endroit approuvé et de la même façon que les indemnités établies pour les réunions ICANN). Option 2: *Financer 15 membres At-Large et AUCUN membre RALO pour assister à chaque réunion ICANN (incluant les mêmes frais de billets d’avion, hôtel et d’indemnités journalières qu’auparavant); *Financer cinq assemblées générales annuellement (une pour chaque RALO) selon les conditions suivantes: *ICANN financerait jusqu’à 80% des membres RALO et n’excédant pas un total de 20 membres pour chaque assemble générale et: o le site pour l’assemblée générale choisi de concert avec ICANN afin de s’assurer que le site choisi est économiquement viable selon les ressources disponibles tout en facilitant une participation des ALSes; o ICANN paierait la salle de réunion à l’hôtel; o ICANN paierait pour une «participation à distance» tel que nécessaire; o Des billets d’avion économiques aller-retour pour les voyageurs financés; o Deux nuits à l’hôtel (incluant la taxe mais aucun autre frais supplémentaire) pour les voyageurs financés); o Deux jours d’indemnités pour chaque voyageur financé (indemnités journalières à être établies selon l’endroit approuvé de la même façon que les indemnités sont établies pour les réunions ICANN). Nous comprenons qu’il soit possible que les RALO puissent coordonner les assemblées générales avec d’autres réunions dans leur région afin de maximiser le niveau de participation et aussi afin de réduire les coûts – ceci est tout à fait acceptable pour ICANN mais n’est toutefois pas nécessaire. Il est bien sûr possible de trouver des options supplémentaires mais avec la tenue prochaine de la réunion de Séoul, ICANN doit bientôt recevoir la liste des voyageurs approuvés et les choix se rapportant aux éléments indiqués ci-dessus affectent cette liste. D’autre part, la planification des assemblées générales nécessite des préavis à partir du moment où une ville et une date sont choisies. Pour ces raisons, nous suggérons que vous choisissiez une des options mentionnées ci-haut. Quelques éléments supplémentaires à considérer: *Certaines régions sont plus grandes et ceci affecte le nombre de voyageurs ainsi que le temps de préparation requis pour planifier les réunions. Nous suggérons donc que les RALO de plus grande taille organisent leur assemblée générale plus tard dans l’année fiscale. *Nous suggérons que le personnel travaille avec les secrétariats des RALO et le sous-comité des finances ALAC afin d’établir une liste des dates et emplacements possibles pour les assemblées annuelles afin de s’assurer que nous puissions allouer les ressources nécessaires pour l’organisation des réunions. Nous croyons nécessiter un préavis important (8 semaines ou plus) afin d’organiser une assemblée annuelle à partir du moment où une date et un endroit sont choisis. *Pour faciliter ce processus, ICANN travaille à l’élaboration d’un document qui pourrait être utilisé afin de proposer une date, ville, pays et autres éléments relatifs à une assemblée générale; nous ferons parvenir ce document un plus tard et en attendant, nous travaillons de façon informelle. *Une question fut posée à propos des nouvelles nominations NOMCOM pour ALAC et si celles-ci devrait être financées à partir des fonds de voyages et déplacements At-large pour assister à la réunion de Séoul. La réponse à cette question est qu’il s’agit d’un financement séparé et que les nouvelles nominations assisteront à la réunion de Séoul. *Nous comprenons que les mandats de cinq membres ALAC (ceux élus directement) expirent à la fin de la réunion de Séoul. Le financement relatif à la présence des nouvelles nominations à Séoul devrait provenir des fonds de voyages et déplacements At-Large. Si la communauté choisit de financer les déplacements des nouveaux membres ALAC dont le mandat débute à la fin de la réunion de Séoul ainsi que ceux dont le mandat se termine à la fin de cette réunion, une telle décision aurait un impact négatif relativement à la proposition ci-dessus et nous serions alors dans l’obligation de réduire de façon importante notre financement aux assemblées générales. Veuillez réviser le tout et bien sûr en discuter avec la communauté At-large si nécessaire et veuillez nous faire part de vos conclusions le plus rapidement possible. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions car il nous fera plaisir d’y répondre. ************************************************* Cordialement, Nick Ashton-Hart, Heidi Ullrich, Matthias Langenegger, Gisella Gruber-White ICANN At-Large Staff email: staff@atlarge.icann.org ------ End of Forwarded Message